12 Fragen zur Auswahl Ihres Webinarstudios

Um ein professionelles Webinar planen und umzusetzen, sind ca. 80 Tasks abzuarbeiten.
Beispiele gefällig?

• Auswahl einer geeigneten Webinar-Plattform
• Terminlichen Koordination aller Vortragenden und dem Studioteam
• das Aufsetzen des Webinars auf der jeweiligen Plattform
• Erstellung ansprechender Inhalte
• Bewerben des Webinars (über e Mail, eine Social Media Plattform oder Blogbeiträge Ihrer Firma)
• die Formulierung der Einladungsmails
• die Fixierung des genauen Webinarablaufs
• die Gestaltung der Namenseinblendungen
• Bereitstellung von (Profi)-Moderatoren
• technischen Abwicklung des Webinars
• Produktion einer Webinaraufzeichnung
• Festlegen der zu verfolgenden Auswertungsmetriken
• Analyse der Rückmeldungen der Teilnehmer nach dem Webinar
• usw. usw.

Manche dieser Tasks können nur Sie selbst umsetzen (z.B. Buchung der Speaker für Ihr Seminar oder Festlegung des Webinartermins).
Andere können nur vom Webinaranbieter ausgeführt werden (Bereitstellung der technischen Infrastruktur oder Kameraführung) und bei manchen ist Zusammenarbeit notwendig (Fixierung des genauen Webinarablaufs).

Lassen Sie sich eine Taskliste von Ihrem Anbieter geben und besprechen Sie die genaue Aufteilung der Aufgaben.

So wird nichts vergessen und Sie können gleich Ihren eigenen Aufwand einschätzen.

Zoom, Teams, GotoWebinar, ClickMeeting, edudip …

… egal wie die Webinartools heißen, fast jede Software bietet die Möglichkeit Ihr Webinar im Nachgang zu analysieren.

• Wie viele Teilnehmer waren für Ihr Online Seminar angemeldet?
• Über welchen Kanal haben sich Ihre Teilnehmerinnen angemeldet. Bewahren Sie den Überblick über Ihr Marketing.
• Wie viele haben sich tatsächlich in das Webinar eingewählt?
• Konversionsrate (Anzahl der Anmeldungen zu Anzahl der Teilnehmer)
• Wann ist welcher Teilnehmer aus Ihrem Web Seminar eingestiegen, wann ausgestiegen?
• Welche Fragen wurden gestellt?
• Wie sind Teilnehmerumfragen beantwortet worden?
• usw. usw.

Mit diesen Daten analysieren Sie u.a. diese 2 Punkte:
Welche Bewerbungsmaßnahmen für Ihr Webinar waren erfolgreich?
Sind mehr Anmeldungen über Facebook, LinkedIn oder Ihren Newsletter gekommen?
Wie ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen?
Vielleicht können Sie sich beim nächsten Webinar einige Kanäle sparen, weil Sie nicht vielversprechend sind?

Wie interessant war Ihr Webinar für die Teilnehmerinnen?
Sind (fast) alle Besucher bis zum Schluss geblieben oder haben 30% Ihres Publikums das Webinar bereits bei der Hälfte verlassen? Die Frage „wer wann ausgestiegen ist“ gibt Aufschluss über die Qualität und Zielgenauigkeit Ihres Webinars.

So erhalten Sie Anhaltspunkte, welche Themen Sie beim nächsten Webinar vermeiden oder forcieren sollten.

Für den Technikcheck ist jedenfalls der Betreiber des Webinarstudios verantwortlich.
Klären Sie vorab, ob Ihr Anbieter an alles gedacht hat!

Internetverbindung

Check der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Internetverbindung, um sicherzustellen, dass es während des Webinars nicht zu Unterbrechungen kommt.
Hier kann es – je nach Lokation und Tageszeit – zu großen Schwankungen kommen.

Audio

Testen aller Audiogeräte, wie Mikrofone, Kopfhörer, Lautsprecher und Soundkarten.
Bei der subjektiven Bewertung wie gut die Übertragungsqualität eines Webinar wahrgenommen wird ist sauberes Audio viel wichtiger als gute Videoqualität.

Beleuchtung

Passen Sie die Beleuchtungsstärke an, um eine angenehme Atmosphäre für die Zuschauer zu schaffen ohne sie zu sehr zu blenden oder Gesichter oder Objekte im Bild zu verwischen.

Anzeige-/Präsentationseinstellungen

Sind die Einstellungen für die Videoauflösung korrekt.
Check der Bildschirmfreigabefunktionen für entfernte Moderatoren, damit diese ihre Präsentationen korrekt anzeigen können;
Werden die korrekt angezeigt , wenn sie über Videokonferenztechnologien wie Zoom oder Google Hangouts Meetings usw. freigegeben werden

Technischer Support

Wie können die Teilnehmer den technischen Support schnell erreichen.
Reicht eine kurze Botschaft im Chatfenster wenn sie Unterstützung bei Verbindungsproblemen, Konfigurationen, Fehlerbehebung usw. benötigen?

Egal ob zu Marketing-, Informations- oder Schulungszwecke – in den meisten Fällen ist es wünschenswert eine Aufzeichnung des Webinars zu haben.
Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Systemaufzeichnung

Fast alle Plattformen bieten die Möglichkeit Ihre Webinare auch aufzuzeichnen. Diese Variante ist die einfachste und kostengünstigste.

Leider wird von den Plattformanbietern in der Aufzeichnung die Größe des Videos sehr reduziert. Aber in vielen Fällen – speziell für interne Zwecke – reicht eine solche Aufzeichnung.

Erweiterte Systemaufzeichnung

Diese Aufzeichnung ist der Systemaufzeichnung durch die Plattform sehr ähnlich. Aber hier wird das Webinar mit einer gesonderten Hardware aufgezeichnet und das Video kann wesentlich größer dargestellt werden.

Oft sind die zusätzlichen Kosten zu einer reinen Systemaufzeichnung minimal – fragen Sie ihren Anbieter.

Postproduzierte Aufzeichnung

Manche Studios haben technisch die Möglichkeit, das Webinar gesondert mit Studiokameras aufzuzeichnen und nachträglich in einem Videoschnittsystem zu bearbeiten.

Die Qualität des Videos ist wesentlich besser (HD-Qualität) und Größe und Anordnung von Video und Folien können frei gestaltet werden. Das „Look&Feel“ dieser Aufzeichnung ist dem einer Informationssendung im TV sehr ähnlich.

Dieser zusätzliche Aufwand kostet meist ein paar Hundert Euro – entscheiden Sie, wie wichtig dieses TV-Look&Feel für Ihren Anlassfall ist.

Überlegen Sie vorab, welche Aufzeichnung Sie haben möchten und fragen Sie Ihren Anbieter, ob er über die entsprechende technische Infrastruktur verfügt.

Fragen Sie ob Ihr Studio ein Logo und Speakernamen (Bauchbinde/Lower Thirds) einblenden kann.

Mit einem eingeblendeten Senderlogo ersparen Sie sich irgendwelche Aufsteller im Hintergrund, die meistens sowieso von den Speakern verdeckt werden.

… und die Einblendung der Namen, Titel und Funktionen verleiht Ihrem Webinar einfach mehr Professionalität und Glaubwürdigkeit.

Überlegen Sie, welches Setting für Ihre Seminare geeignet ist und ob die Umsetzung im jeweiligen Studio möglich ist.

Vortrag

Ein einzelne(r) Vortragende(r) steht vor der Kamera und präsentiert sein Thema (meist mit Folien) für die Zuschauer. Diese Art von Inhalten eignet sich besonders gut für einen vertieften Einblick in ein bestimmtes Thema.

Vorlesungsvideos können auch verwendet werden, um den Zuschauern neue Konzepte vorzustellen und Lehrmaterial zu vermitteln.

Expert:inneninterview

Zwei (oder mehr) Expert:innen stehen vor der Kamera und werden von einem Moderator interviewt.
Die Diskussion kann sich auf aktuelle Ereignisse, Branchentrends oder andere Themen beziehen, mit denen sich die Experten besonders gut auskennen.

In Interviews werden oft komplexe Ideen in einem leicht verständlichen Format präsentiert. Die Zuschauer erhalten Einblicke von echten Menschen mit praktischen Erfahrungen.

Daher geben Experteninterviews eine genauere Darstellung des jeweiligen Themas, als wenn man sich nur auf Zahlen und Fakten stützt. Sie können auch eine persönliche Note verleihen, die den Kontakt zu den Zuschauern fördert.

Lounge-Setting

Die Älteren unter Ihnen kennen es noch als “Club2- Setting”

3/4/5 Personen sitzen im Halbkreis und diskutieren, zumeist moderiert, über ein aktuelles Thema.
Die Lounge ist ein informellerer Ansatz mit mehr Raum für Dialog und Diskussion.

Hier hat jeder die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern, Fragen zu stellen und sich in das Gespräch einzubringen.

Die Diskussion kann von einem Moderator geleitet werden, der dafür verantwortlich ist, dass das Gespräch nicht abreißt und jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten.
Der Gedanke hinter diesem Format ist, dass alle Teilnehmer neue Erkenntnisse zu einem Thema gewinnen und durch den offenen Austausch voneinander lernen können.

Lassen Sie sich Beispiele von der Umsetzung Ihres Settings im jeweiligen Studio zeigen. So gehen Sie sicher, dass Ihre Vorstellungen umgesetzt werden können.

Irgendwo im nirgendwo oder gleich neben der U-Bahn?

Scheint banal – aber spätestens wenn die Projektleiterin, der Moderator und 5 Vortragende fragen: “Wie kommen wir zum Webinarstudio – kann ich auch mit der U-Bahn anreisen – gibt es dort Parkplätze vor Ort?” wird die Frage relevant.

Die beste Lösung ist in der Regel, ein Webinar-Studio zu wählen, das vom Stadtzentrum aus leicht zu erreichen ist. Eine U-Bahn-Station in unmittelbarer Nähe, eine Tiefgarage oder lokale Parkplätze erleichtern die Erreichbarkeit für alle.

Wenn mehrere Studios zur Auswahl stehen, lohnt es sich auch, einen Blick auf den Standort auf Google Maps zu werfen und zu prüfen, wie lange es von verschiedenen Ausgangspunkten aus ins Studio kommen.

Achten Sie darauf, dass Ihr Studio einen getrennten Vorbereitungsraum hat.

Dort können Sie sich mit Ihrem Team, den Moderatoren, den Expertinnen in Ruhe vorbesprechen, während das Technikteam sich um Licht, Ton und Technik kümmert.

Das hilft allen Beteiligten, während der Dreharbeiten ruhig und konzentriert zu bleiben. Ein separater Raum für die Vorbereitung gibt Ihnen auch mehr Platz, um mit Ihrem Set-up, Ihren Requisiten und Ihrem Styling zu arbeiten.

Sie müssen sich keine Sorgen machen, die Ausrüstung zu stören oder die Sicht des Kamerateams auf das Geschehen zu versperren.

Achten Sie darauf, dass bei Ihrem Leistungspaket eine Visagistin inkludiert ist.
… und zwar nicht nur für die Frauen!

In einem Profistudio wird jeder Vortragende von mindesten 3 Scheinwerfern ausgeleuchtet.
Da ist es wichtig entsprechend geschminkt zu sein, um nicht zu „glänzen“ oder sehr weiß und fahl zu wirken.

Ihr Studio verarbeitet die Daten Ihrer Live Events – geht technisch gar nicht anders.

Neben den Anmeldedaten fallen auch Daten über Verweildauer, Teilnehmerfragen usw. an.

Daher muss Ihr Webinarstudio eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO mit Ihnen treffen und muss eine entsprechende Vereinbarung mit der verwendeten Webinarplattform getroffen haben.

Wie DSGVO-konform ist die verwendete Webinar Software

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die verwendete Webinar-Plattform GDPR-konform und bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde registriert ist.

Fragen Sie Ihr Studio – ist wichtig – sonst bewegen Sie sich rechtlich auf dünnem Eis.

In den letzten Jahren haben wir ca. 800 Webinare durchgeführt – und fast alle Vortragenden waren erfahrene Speaker:innen.

ABER – wenn man im Studio steht, ohne Publikum – vor 3 Kameras – ist alles anders.

Speziell Vortragende, die gewohnt sind bei Präsenzveranstaltungen zu sprechen sind in diesem Setting oftmals verunsichert.

Deshalb stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter ein kompaktes Kameracoaching anbietet, um den Vortragenden die notwendige Sicherheit zu geben.

Im Gutfall bekommen Sie auch eine Woche vor dem Webinar eine Checkliste mit Tipps zur Studiosituation, Kleidung vor der Kamera, Blickführung usw. zugesandt.

So können Sie sich optimal vorbereiten.

Während des Webinars kümmert sich der Operator um den technischen Teil, den Live Chat und als persönlicher Coach bei Problemen oder Fragen.

Vielleicht ist eine Post-Webinar-Analyse interessant für Sie.

So erhalten Sie einen detaillierten Überblick, wie Ihre Referenten vor den Teilnehmern abgeschnitten haben und können für Ihr nächstes Webinar entsprechende Maßnahmen setzen.

Sie als haben 400 Teilnehmer in Ihrem Webinar und plötzlich fällt das Internet aus.
Ein Alptraum – abgesehen vom Imageschaden ist der komplette Aufwand im Vorfeld umsonst gewesen.

Daher sollten Sie genau nachfragen, wie Ihr Webinarstudio gegen eventuelle Ausfälle abgesichert ist.

Fragen Sie nach redundanter Auslegung von:

• Kameras
• Liveschnitt-Hardware
• Upstream-Hardware
• Mikrofonen

und stellen Sie jedenfalls sicher, dass Ihr Anbieter über einen zweiten (unabhängigen) Internetzugang hat.

Das alles bedeutet nicht, dass gar nichts mehr passieren kann,

Aber es erhöht die Übertragungssicherheit wesentlich und lässt Sie in der Nacht vor dem Webinar ruhiger schlafen.

Sie sehen: es gibt einiges zu beachten. Die Abläufe und Überlegungen rund um ein Webinar ähneln eher jenen einer TV-Sendung als der Produktion eines Imagefilms.

Wichtig dabei ist, dass Sie sich einem Dienstleister mit viel Erfahrung anvertrauen, der Sie bei all diesen Fragen und Überlegungen routiniert unterstützt und mit Ihnen Ihr ideales Webinar verwirklicht.

Warum ein Webinar im Studio von webinarfabrik?

Unser Team verfügt über einen großen Erfahrungsschatz und das notwendige Know-how aus rund 800 Webinaren mit unterschiedlichsten Formaten und Anforderungen.
Umfassendes Kamera-Coaching stellt sicher, dass Ihre Moderatoren und Expertinnen sich in der Studioumgebung wohlfühlen.

Checklisten garantieren die optimale Vorbereitung für Ihren Livestream.
Bieten Sie Ihrem Publikum ein ansprechendes und informatives Webinar.

Überlassen Sie uns die Arbeit hinter den Kulissen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihre Präsentation!

Viel Erfolg für Ihr bevorstehendes Projekt!

Vielleicht sehen wir uns ja :-)

Wir freuen uns auf Ihre Email oder Ihren Anruf!
Ihr webinarfabrik®-Team