Hinter den Kulissen eines Webinars, drei Kameras die auf eine Moderatorin und einen Vortragenden gerichtet sind

Sie haben sich entschieden professionelle Webinare durchzuführen und suchen jetzt ein Webinarstudio, das Ihren Ansprüchen genügt – worauf sollten Sie achten und welche Fragen sollten Sie stellen?

Egal ob Sie

  • Ihre Kund:innen informieren
  • Ihre Mitglieder informieren
  • Ihre Mitarbeiter:innen schulen

wollen. Bevor Sie nach der Erfahrung des Anbieters, der technischen Ausstattung, der Größe des Studios und der verwendeten Software fragen, sollten Sie sich selbst über Ihre genauen Anforderungen an das Webinarformat klar werden.

Im Zuge dieser Entwicklung haben sich viele kleine Videoproduzenten entschlossen diesen Markt zu erschließen und die Durchführung von Webinaren ebenfalls anzubieten.

Aber ein Webinar ist kein Imagefilm – alles ist live, es gibt keine zweite Chance.

Die Anforderungen sind anders, wenn 800 Teilnehmer live in der Leitung sind und alles muss auf den ersten Take passen.

Deshalb finden Sie hier die wichtigsten Punkte, die Sie mit Ihrem Webinardienstleister besprechen und auf die Sie bei der Auswahl eines Webinarstudios achten sollten.

1. Wieviel Aufwand wollen Sie selber haben?

Um ein professionelles Webinar planen und umsetzen zu können sind ca. 80 Tasks abzuarbeiten.

Angefangen von der

  • terminlichen Koordination aller Vortragenden und dem Studioteam

über

  • das Aufsetzen des Webinars auf der jeweiligen Plattform
  • die Formulierung der Einladungsmails
  • die Gestaltung der Namenseinblendungen
  • die Fixierung des genauen Webinarablaufs

bis hin zu

  • der Bereitstellung von (Profi)-Moderatoren
  • der technischen Abwicklung des Webinars
  • der Produktion einer Webinaraufzeichnung

usw. usw.

Manche dieser Tasks können nur Sie selbst umsetzen (z.B. Buchung der Speaker oder Festlegung des Webinartermins), manche können nur vom Webinarstudio ausgeführt werden (Bereitstellung der technischen Infrastruktur oder Kameraführung) und bei manchen ist Zusammenarbeit notwendig (Fixierung des genauen Webinarablaufs).

Lassen Sie sich eine Taskliste von Ihrem Anbieter geben und besprechen Sie die genaue Aufteilung der Aufgaben.

So wird nichts vergessen und Sie können auch gleich Ihren eigenen Aufwand einschätzen.

2. Welche Auswertungen brauchen Sie?

Zoom, Teams, GotoWebinar, ClickMeeting, edudip – egal wie sie heißen, fast jede Software bietet die Möglichkeit Ihr Webinar im Nachgang zu analysieren.

  • Wie viele Teilnehmer waren angemeldet?
  • Über welchen Kanal haben sich Ihre Teilnehmerinnen angemeldet?
  • Wie viele haben sich tatsächlich in das Webinar eingewählt?
  • Wann ist welcher Teilnehmer eingestiegen, wann ausgestiegen?
  • Welche Fragen wurden gestellt?
  • Wie sind Teilnehmerumfragen beantwortet worden?
  • usw. usw.

Mit diesen Daten können Sie 2 wichtige Punkte analysieren:

  1. Welche Bewerbungsmaßnahmen für Ihr Webinar waren erfolgreich?.
    Sind mehr Anmeldungen über facebook, LinkedIn oder Ihren Newsletter gekommen? Wie ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen und kann man sich bei einem nächsten Webinar einige Kanäle sparen, weil Sie nicht vielversprechend sind?
  2. Wie interessant war Ihr Webinar für die Teilnehmerinnen?
    Sind (fast) alle Besucher bis zum Schluss geblieben oder haben 30% Ihres Publikums das Webinar bereits bei der Hälfte verlassen.. Die Frage “wer wann ausgestiegen ist” gibt Aufschluss über die Qualität und Zielgenauigkeit Ihres Webinars.

3. Gibt es Technikchecks für die Remote-Vortragenden?

In den letzten zwei Jahren gibt es immer mehr Hybrid-Webinare. Das bedeutet, dass einige Vortragende im Studio sind und andere zugeschaltet werden. Um trotzdem ein professionelles Webinar zu produzieren ist es unbedingt notwendig mit den Romote-Zugeschaltenen Vortragenden einen Vorab-Technikcheck durchzuführen – meist ca. 1 Woche vor dem eigentlichen Webinar.

Hier wird die technische Infrastruktur überprüft (passt der Ton, passt das Licht, kann sich die Vortragende einwählen, kann Sie Ihre Folien übertragen usw.)

Sprechen Sie mit Ihrem Dienstleister ob ein solcher Check vorgesehen und im Preis inkludiert ist.

4. Welche Webinaraufzeichnung brauchen Sie?

Egal ob zu Marketing-, Informations- oder Schulungszwecke – in den meisten Fällen ist es wünschenswert eine Aufzeichnung des Webinars zu haben.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Fast alle Plattformen bieten die Möglichkeit Ihre Webinare auch aufzuzeichnen.

Diese Variante ist die einfachste und sicher auch kostengünstigste.

Leider wird von den Plattformanbietern in der Aufzeichnung die Größe des Videos sehr reduziert. In vielen Fällen – speziell für interne Zwecke – reicht eine solche Aufzeichnung.

Diese Aufzeichnung ist der Systemaufzeichnung durch die Plattform sehr ähnlich, wird jedoch während des Webinars mit einer gesonderten Hardware aufgezeichnet und das Video kann wesentlich größer dargestellt werden.

Oft sind die zusätzlichen Kosten zu einer reinen Systemaufzeichnung minimal – fragen Sie ihren Anbieter.

Postproduzierte Aufzeichnung

Manche Studios haben technisch die Möglichkeit das Webinar gesondert mit Studiokameras aufzuzeichnen und nachträglich in einem Videoschnittsystem zu bearbeiten.

Die Qualität des Videos ist wesentlich besser (HD-Qualität), die Größe und Anordnung von Video und Folien können frei gestaltet werden.

Das „Look&Feel“ dieser Aufzeichnung ist dem einer Informationssendung im TV sehr ähnlich.

Dieser zusätzliche Aufwand kostet meist ein paar Hundert Euro – entscheiden Sie wie wichtig dieses TV-Look&Feel für Ihren Anlassfall ist.

Überlegen Sie vorab welche Aufzeichnung Sie haben möchten und fragen Sie Ihren Anbieter, ob er über die entsprechende technische Infrastruktur verfügt..

5. Brauchen Sie ein Senderlogo und die Speakernamen?

Fragen Sie ob Ihr Studio Senderlogo und Speakernamen (Bauchbinde/Lower Thirds) einblenden kann.

Mit einem eingeblendeten Senderlogo ersparen Sie sich irgendwelche Aufsteller im Hintergrund, die zumeist von den Speakern verdeckt werden.

… und die Einblendung der Namen, Titel und Funktionen verleiht Ihrem Webinar einfach mehr Professionalität und Glaubwürdigkeit.

6. Welches Setting wollen Sie?

Überlegen Sie, welches Setting für Ihr Webinar geeignet ist und ob die Umsetzung im jeweiligen Studio möglich ist.

Vortrag

Ein einzelne(r) Vortragende(r) steht vor der Kamera und präsentiert sein Thema (meist mit Folien)

Expert:inneninterview

Zwei (oder mehr) Expert:innen stehen vor der Kamera und werden von einem Moderator interviewt.

Lounge-Setting

Die älteren unter Ihnen kennen es noch als “Club2- Setting”
3/4/5 Personen sitzen im Halbkreis und diskutieren, zumeist moderiert, über ein aktuelles Thema.

Lassen Sie sich Beispiele von der Umsetzung Ihres Settings im jeweiligen Studio zeigen, um sicherzugehen, dass Ihre Vorstellungen umgesetzt werden können.

7. Ist Ihr Studio leicht erreichbar?
Irgendwo im nirgendwo oder gleich neben der U-Bahn?

Scheint banal – aber spätestens wenn die Projektleiterin, der Moderator und 5 Vortragende fragen: “Wie kommen wir zum Webinarstudio – kann ich auch mit der U-Bahn anreisen – gibt es dort Parkplätze?” wird die Frage relevant.

8. Gibt es einen getrennten Vorbereitungsraum?

Achten Sie darauf, dass Ihr Studio einen getrennten Vorbereitungsraum hat.

Dort können Sie sich mit Ihrem Team, den Moderatoren, den Expertinnen in Ruhe vorbesprechen, während das Technikteam sich um Licht, Ton und Technik kümmert.

9. Ist eine Visagistin inkludiert?

Achten Sie darauf, dass bei Ihrem Leistungspaket eine Visagistin inkludiert ist.

… und zwar nicht nur für die Frauen!

In einem Profistudio wird jeder Vortragende von mindesten 3 Scheinwerfern ausgeleuchtet.

Da ist es wichtig entsprechend geschminkt zu sein, um nicht zu “glänzen” oder sehr weiß und fahl zu wirken.

10. Gibt es eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO?

Ihr Webinardienstleister verarbeitet die Daten Ihrer Webinarteilnehmer – geht technisch gar nicht anders.

Neben den Anmeldedaten fallen auch Daten über Verweildauer, Teilnehmerfragen usw. an.

Daher muss Ihr Webinarstudio eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO mit Ihnen treffen und muss eine entsprechende Vereinbarung mit der verwendeten Webinarplattform getroffen haben.

Fragen Sie Ihr Studio – ist wichtig – sonst bewegen Sie sich rechtlich auf dünnem Eis.

11. Gibt es Checklisten und Vorab-Coaching der Vortragenden?

In den letzten Jahren hat webinarfabrik ca. 800 Webinare durchgeführt – und fast alle Vortragenden waren erfahrene Speaker:innen.

ABER – wenn man im Studio steht, ohne Publikum – vor 3 Kameras – ist alles anders.

Speziell Vortragende, die gewohnt sind vor großem Publikum zu sprechen sind in diesem Setting oftmals verunsichert.

Deshalb stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter ein kompaktes Kameracoaching anbietet, um den Vortragenden die notwendige Sicherheit zu geben.

Im Gutfall bekommen Sie auch eine Woche vor dem Webinar eine Checkliste mit Tipps zur Studiosituation, Kleidung vor der Kamera, Blickführung usw. zugesandt um sich optimal einschwingen zu können.

12. Wie steht´s mit der Übertragungssicherheit?

Sie haben 400 Teilnehmer in Ihrem Webinar und plötzlich fällt Ihr Internet aus.

Ein Alptraum – abgesehen vom Imageschaden ist der komplette Aufwand im Vorfeld umsonst gewesen.

Daher sollten Sie genau nachfragen, wie Ihr Webinarstudio gegen eventuelle Ausfälle abgesichert ist.

Fragen Sie nach redundanter Auslegung von:

  • Kameras
  • Liveschnitt-Hardware
  • Upstream-Hardware 
  • Mikrofonen 

und stellen Sie jedenfalls sicher, dass Ihr Anbieter über einen zweiten (unabhängigen) Internetzugang hat.

Das alles bedeutet nicht, dass gar nichts mehr passieren kann, erhöht jedoch die Übertragungssicherheit wesentlich und lässt Sie in der Nacht vor dem Webinar ruhiger schlafen.

Fazit

Sie sehen es gibt einiges zu beachten. Die Abläufe und Überlegungen rund um ein Webinar ähneln eher jenen einer TV-Sendung als der Produktion eines Imagefilms. Wichtig dabei ist, dass Sie sich einem Dienstleister mit viel Erfahrung anvertrauen, der Sie bei all diesen Fragen und Überlegungen routiniert unterstützt und mit Ihnen Ihr ideales Webinar verwirklicht.